Un baiser et un rasoir pour résoudre un problème !

Une des caractéristiques principales d’un dirigeant d’entreprise est qu’il doit faire face en permanence à des choix.

Ce sont par ailleurs des choix qui engagent l’entreprise. Par exemple, choisir une orientation stratégique plutôt qu’une autre, ou choisir d’investir dans des ressources humaines ou matérielles a non seulement un coût immédiat mais peut avoir des conséquences positives ou négatives à terme.

Dans ma carrière, j’ai constaté que si on avait le choix entre plusieurs solutions, c’était souvent la plus simple qui était la plus efficace. Ce principe, qui a plusieurs pères possibles a cependant été formulé par le moine franciscain Guillaume d’Ockham en 1319 sous la forme « Pluralitas non est ponenda sine necessitate » (une pluralité ne doit pas être posée sans nécessité), en d’autres termes, il définissait le principe de simplicité. C’est Étienne Bonnot de Condillac qui utilisa pour la première fois en 1746 l’expression « rasoir des nominaux », d’où le nom de ce principe du rasoir d’Ockham.

Par ailleurs, dans la littérature anglo-saxonne, on voit souvent revenir l’acronyme KISS (« un baiser » en anglais) qui signifie Keep It Simple and Stupid ou Keep It Simple and Specific. Dans les deux cas, cela nous indique que nous devons faire simple.

Mais pourquoi faisons nous les choses les plus compliquées ? Quel est l’intérêt de choisir les solutions les plus simples ? Que cache la simplicité apparente des choses ?

Ce qui suit va tenter d’y répondre.

1) Pourquoi choisir les options les plus compliquées ?

Tout d’abord, nous avons tendance à nous réfugier derrière des solutions compliquées à mettre en oeuvre pour ne pas les faire ! Prenons par exemple le cas d’un licenciement d’un salarié. On peut être amené à hésiter car il y a un risque prud’homal, il va falloir gérer les conséquences auprès du reste du personnel, il va falloir gérer le départ de ce salarié, etc. Bref, il existe sans doute beaucoup de raisons pour ne pas décider de licencier ce salarié. Alors que le principe de simplicité conduirait à dire : cette personne doit partir car elle n’est pas assez efficace et plusieurs actions ont déjà été menées en vain pour la faire progresser.

Ensuite, c’est sans doute parce que nous voulons être sûr que la décision qui sera prise sera la bonne. Nous essayons donc de chercher tout ce qui pourrait la contrarier et, ce faisant, nous finissons par construire une usine à gaz autour de la solution de base pour qu’elle puisse intégrer et gérer tous les cas possibles. Ce mal, sans doute lié à l’abus de mathématiques dans notre jeunesse nous éloigne du bon sens terrien. Il conduit aussi, souvent, à des solutions impossibles à mettre en oeuvre tant elles sont complexes !

Il y a une variante du sujet précédent qui est l’idée préconçue. En effet, si on est persuadé d’avoir trouvé la meilleure solution à appliquer face à un problème, on va être tenté de tordre les faits pour nous donner raison, même si cela se fait au détriment de la simplicité.
On va trouver des bifurcations, des circonvolutions de toutes sortes pour s’assurer qu’au final, la solution que l’on avait trouvée soit bien appliquée. Le problème est que dans ce cas, la solution choisie n’est pas forcément la meilleure et on va à l’échec. Et tant que l’on n’aura pas admis cet état de fait, on continuera … à s’enfoncer.

2) Quel est l’intérêt de choisir les solutions les plus simples

Tout d’abord, les solutions les plus simples sont souvent celles qui ont le plus de chances d’être appliquées. Par exemple prenons le cas d’un contrôle qualité à mettre en place dans une usine. S’il existe déjà des fiches de suivi, on peut simplement ajouter un champ à remplir indiquant que le contrôle a été effectué, plutôt que de rajouter un autre formulaire détaillé. Cette première étape remplit son rôle car elle garantit que le contrôle a été fait. Si plus tard, on veut davantage d’informations, on pourra repenser le process, mais tout en gardant la fiche de suivi existante et en la complétant.

L’autre intérêt des solutions simples, c’est que l’on peut facilement identifier une défaillance. Si on compare un moteur de 2 CV avec celui d’une voiture contemporaine, on voit ce que signifie « identifier une défaillance » … Tout process nécessite un processus d’amélioration. Si le process est complexe, il sera très difficile de l’améliorer car il sera très difficile de déterminer d’où peuvent provenir ses dysfonctionnements. A l’inverse, un process simple sera lisible et la mise en place d’actions correctives, beaucoup plus aisé.

Enfin, des actions simples sont généralement rapides à mettre en place et peu onéreuses. Que ce soit en mise en place, en formation ou en analyse des retours, la simplicité va automatiquement se traduire par des économies. Cela prend 5 minutes d’expliquer à un collaborateur qu’il devra désormais mettre une croix dans la nouvelle case de son formulaire de suivi dès qu’il aura terminé de contrôler la qualité de son travail. Cela risque de prendre beaucoup plus de temps si vous devez désormais lui faire remplir un formulaire de 2 pages avec 20 cases à remplir …

3) Simplicité ou simplexité ?

On a souvent parlé du concept de simplexité en parlant de Google. Une interface simple et très intuitive, mais des algorithmes extrêmement complexes au niveau du back office.

Pour en savoir plus sur ce concept, lisez le livre d’Alain Berthoz : La simplexité

Le principe du KISS ou du rasoir d’Ockham doivent donc être appliqués dans tout ce qui touche à la relation avec les autres. En effet, le choix de la voie la plus simple ne signifie pas qu’il n’y a pas de travail.

Les principes de simplicité doivent s’appliquer aux processus décisionnels : Si, après réflexion, on se trouve face à plusieurs possibilités, il faudra choisir la plus simple.
De la même manière, un processus peut être complexe (ce qui ne signifie pas qu’il est le plus complexe de tous les processus possibles …), mais il peut (et doit) disposer d’une interface simple. C’est exactement le cas de Google, mais aussi d’Amazon ou de tous les sites à succès.

Dans l’entreprise, ce principe de simplexité peut parfaitement être adapté à un grand nombre de cas : documents de suivis, flux d’information, organisation, etc. Vous aurez pu travailler des dizaines d’heures sur une organisation pointue et efficace, avec la mise en place de documents de suivi et de contrôle, et pour autant avoir mis en place des documents simples à remplir par leurs utilisateurs. Vous avez alors une interface utilisateur simple et un back-office pointu et très perfectionné.

Prenez votre organisation et posez-vous la question : cette organisation est-elle la plus simple (i.e. la plus efficace) ? Vous serez sans doute étonné de la réponse !

Et vous, avez-vous eu l’occasion d’appliquer ce principe de simplicité dans vos entreprises ou vos projets ?

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Source : http://coodil.blogspot.fr

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