Archives de Tag: Temps

Gestion du temps : 3 habitudes faciles à prendre pour gagner du temps

« Êtes-vous un entrepreneur débordé ? Découvrez trois habitudes faciles à prendre pour arrêter de gaspiller votre temps et devenir plus efficace dans votre travail quotidien.

Pour être efficace, le B-A BA est de commencer par oragniser son temps   pour améliorer sa productivité.  Mais avant de commencer par appliquer les différentes méthodes de gestion du temps (pareto;Pomodoro…), il existe des habitudes faciles à prendre pour tous les entrepreneurs afin de simplifier l’organisation du travail au quotidien.

Gestion du temps et habitudes à prendre pour gagner du temps

1 – Des noms clairs et explicites

Pour vos fichiers, vos dossiers, vos documents, le sujet vos e-mails….. il est essentiel de choisir un intitulé suffisamment explicite.

Ne perdez pas de vue que dans 3 ou 6 mois, ce qui vous semble évident aujourd’hui risque de devenir obscur et confus ! Or c’est justement à ce moment là que vous aurez besoin de retrouver un échange avec un client ou un document sur lequel vous avez noté une information dont vous avez désormais besoin. En prenant cette simple habitude, vous allez éviter de gaspiller un temps précieux dans de longues recherches !

 2 – Jeter et trier

Accumuler des données inutiles est contre-productif.

Pourtant, il n’est pas toujours évident de décider immédiatement de la pertinence d’une information (papiers en tous genres, courriers, e-mail….) :

  • parce que vous ne savez pas, sur le moment, si telle ou telle donnée pourra vous être utile dans la réalisation d’une mission ou d’une tâche
  • parce que, sur le moment, vous êtes réellement persuadé que vous pourrez en faire quelque chose

Le mieux est alors de vous fixer un rendez-vous hebdomadaire régulier que vous programmez systématiquement dans votre agenda. Par exemple, tous les vendredis en fin de journée, vous éliminez le superflu accumulé pendant la semaine.

Lorsque vous ne parvenez pas encore à jeter tel ou tel papier ou courriel, vous pouvez :

  • l’archiver
  • en dernier recours, le ranger dans la pile des documents à traiter pour la semaine suivante

3 – Organisez votre bureau

Si vous voulez gagner du temps en commençant votre journée de travail, vous devez commencer par organiser et par ranger votre bureau.

Par exemple, certains tiroirs ou placards peuvent être dédiés aux documents administratifs, et vous pouvez aussi utiliser des pochettes avec des codes couleurs pour visualiser facilement les dossiers fournisseurs, clients…Faites la même chose avec vos e-mails : classez et archivez en fonction du degré d’importance du message, de la tâche à effectuer (à suivre, à traiter en urgence…)…

Là encore, le plus simple est de transformer ce passage obligé en un rituel quotidienque vous réaliserez tous les soirs avant de quitter votre lieu de travail (même si vous travaillez à domicile

Et vous, quelles sont les petites habitudes concrètes que vous avez prises pour gagner du temps ?

N’oubliez pas si vous souhaitez recevoir d’autres articles de cliquer sur le bouton « j’aime de facebook » a votre droite.Vous pouvez vous désinscrire a tout moment.Vous pouvez aussi nous rejoindre sur notre groupe  : /https://www.facebook.com/groups/personnalbranding ou nous ecrire sur personnalbranding@yahoo.fr.

Source : http://www.gautier-girard.com

Comment échapper à la procrastination?

Très répandue, la procrastination consiste à remettre systématiquement au lendemain ce que l’on doit faire immédiatement. Notre contributeur Philippe Laurent propose des pistes pour aider les « procrastinateurs » ou ceux qui travaillent avec eux.

Comment échapper à la procrastination?

La procrastination: un mot barbare, une réalité assez courante. Celui qui procrastine (le procrastinateur) remet systématiquement à demain (en latin crastinus) ce qu’il doit faire tout de suite. Il trouve toujours une « bonne » raison pour justifier ou se justifier qu’il a bien fait de ne pas faire ce qu’il devait faire: il ne peut pas faire autrement.

Son excuse habituelle:  » Ah zut, j’ai encore oublié! Tu as raison, il faut que je le fasse. Il faut que je m’y attèle. Je vais devoir prendre le taureau par les cornes, etc. ». Procrastiner, ce n’est pas décider de ne pas agir, ce qui peut être stratégiquement bénéfique: c’est reporter l’acte qui met en oeuvre notre décisionet notre engagement, et cela de manière chronique. Cette tendance peut devenir lourde de conséquence pour soi et son équipe. Quelques idées pour tenter de l’expliquer et d’y remédier.

Une des possibles raisons de la procrastination est l’hyper sensibilité à l’environnement. J’ai conscience à un instant T de devoir faire quelque chose d’important, mais mon esprit est subitement distrait par autre chose de plus captivant: une conversation, une observation, un souci. Je suis détourné de ma trajectoire et finis par oublier ce que je dois faire. Cette attitude est le signe d’une grande curiosité intellectuelle.

Autre raison possible: la recherche d’une satisfaction immédiate. Je remets plus facilement à demain ce que je n’aime pas faire, ce qui ne m’apporte pas de plaisir immédiat. Je sais ce que je dois faire mais je me dis: « J’ai bien le temps, il me reste encore trois jours. Il faut que j’en profite. C’est la corvée: tant que je peux repousser l’échéance, je le fais. » Je préfère remettre à demain la tâche non agréable qui m’embête ou m’ennuie, et profiter de mon confort actuel, quitte à souffrir d’un inconfort plus tard. Je joue la cigale, plutôt que la fourmi. Mon leitmotiv: « Carpe diem! »

Rien ne m’oblige, sinon la contrainte. Il faut que je sois au pied du mur, à la veille de l’échéance, pour me bouger. Je ne fonctionne bien que sous adrénaline. Je suis capable de fournir un effort considérable sur un temps très court. Il faut que je sois contraint de faire pour m’obliger à faire. Non pas que je n’aime pas ce que je fais, mais la pression que je génère décuple mes capacités d’apprentissageou de créativité, et j’éprouve même un certain plaisir à cette expérience.

Le premier impact de cette tendance est sur le procrastinateur lui-même. A force de tout remettre à demain, il finit par s’en vouloir de ne pas tenir sa parole et de ne pas avancer suffisamment dans ses projets personnels ou professionnels. Son attitude le fait stresser car le temps passe alors que l’échéance, elle, ne bouge pas. Il éprouve le sentiment de faire du surplace alors que les autres avancent. Il aimerait changer mais n’y arrive pas. Travers d’autant plus dommageable que, quand il décide de s’y mettre, il est redoutablement efficace.

Une attitude qui peut provoquer la lassitude, voire l’exaspération

L’autre impact de cette tendance est sur le travail en équipe. Si je procrastine, travailler avec moi n’est pas facile car je n’avance pas aussi vite qu’attendu et les autres membres peuvent être tentés de ralentir la cadence. Quand mon travail est fait, il est très bien fait, mais c’est trop souvent en urgence, au détriment d’une meilleure concertation, d’un travail plus en profondeur, d’une validation plus précise des données, etc. La chronicité de mon attitude peut provoquer la lassitude, voire l’exaspération.

Si je « procrastine », voilà quelques pistes qui peuvent m’aider:

– La première, apprendre à dire « non » aux sollicitations immédiates qui sont sur mon chemin et viennent me distraire de ce que je suis en train de faire ou dois entreprendre. Sans forcément dire « je n’ai pas le temps » de manière brutale, je peux et dois oser dire  » tu me laisses 3 minutes, je suis à toi tout de suite ».

– Adopter le réflexe suivant: « Ce que je peux faire tout de suite, je le fais tout de suite.  » En remettant l’action à plus tard, je risque tout simplement de l’oublier. Je peux même interrompre ce que je suis en train de faire si j’estime que c’est moins important ou urgent.

– Noter ce que je dois faire, si je m’y suis engagé et que je ne peux pas le faire sur le champ. Pour certains, il peut aussi être aidant de commencer son TAF (Travail à Faire) quotidien par ce qui nous est le plus difficile. Cela enlève la pression et soulage.

– Si je dois réaliser un travail de fond pour une échéance précise, je ne ne tarde pas avant de dresser une vue d’ensemble de mon projet de manière à lancer tout de suite les actions qui impliquent l’intervention des autres acteurs éventuels. Un plan d’actions succinct qui définit les grandes étapes m’aidera à avancer régulièrement. En ayant conscience d’avancer, je réduirai mon stress, travaillerai de manière plus sérieuse, dans le calme et non dans l’urgence. En cas de difficulté, j’aurai encore du temps pour réagir.

– Quelque fois, mon action est nécessaire et consiste simplement à lancer le travail. Je le fais tout de suite. Il faut battre le fer quand il est chaud. Il y a des messages ou des actions à mener sans tarder sinon elles ne sont plus opportunes et ne servent plus à rien.

Que puis-je faire si je travaille avec un procrastinateur?

Comme pour lui ce sont les premiers pas qui sont les plus difficiles, la première chose à faire pour l’aider est de l’encourager à démarrer. Je ne le lâche pas et le relance régulièrement pour être sûr qu’il avance bien ou le motiver.

Je peux parfois le confronter de manière constructive: « C’est ce que tu me dis à chaque fois. Je préfère que tu me dises que tu n’as pas le temps comme ça je ne suis pas pris au dépourvu, et je peux m’organiser autrement.  »

Loin d’être une pathologie, ce mode de fonctionnement ne peut être changé par des défis supplémentaires inscrits dans le temps, ce qui aurait l’effet d’une punition. Sauf à se rendre compte par lui-même que toujours reporter à demain lui nuit ou le fait souffrir, le meilleur moyen d’aider celui qui procrastine est d’actionner lesdeux leviers de sa motivation qui sont l’intérêt et le plaisir.

Par Philippe Laurent, coach, conférencier et formateur

Source : http://www.lexpress.fr

Un ballon si…rond

C’est l’histoire d’un ballon tout rond qui vivait constamment dans un équilibre précaire.

Il n’y a aucune évidence qui justifie qu’un ballon soit né tout rond vous savez.  Il y a tout un monde de principes qui définissent le sens réel de la vie que vit notre cher ballon.  D’où le sens profond de cette histoire.

Notre ballon n’était ni carré ; ni rectangle, encore moins triangle. Inutile donc de le harceler de questions, il n’avait pas les pieds suffisamment longtemps sur terre pour tenter de vous l’expliquer; à plus forte raison vous répondre.

« Comment fait-on pour gérer ce genre d’individus qui n’a jamais de temps perdu, à plus forte raison la langue pendue »? Me demanderez-vous.  « Après tout, la réponse « peut être » semble elle être une réponse suffisante à tous les défis que nous lance la vie ?»  Voyez-vous, tout le monde n’est pas né pour avoir des opinions, de la matière à s’étendre de longues heures durant sur des sujets abordés avec conviction.

Une chose est claire cependant dans la vie de notre cher ballon.  Malgré le fait qu’il avait du mal à marcher, il se déplaçait quand même et ce de fort belle manière.  Comment faisait-il pour avancer ?  Il profitait de ce qu’il ya de plus léger pour…s’envoler.  Voyez vous, la gravité, c’est tout ce qui nous tire vers le bas ; nous rend lourd et attaché à des principes souvent erronés.  Seulement pour un ballon  tout rond, il a fini par devenir en réalité très, très sage.  Il ne s’embarrassait plus de questions trop lourdes à se poser.  Il a fini par adopter, épouser un caractère qui lui permettait de ne pas rester trop longtemps privé de liberté.  D’ailleurs, il a développé une amitié unique et sans précédent avec quelqu’un qui lui aussi aime la liberté.  Voulez vous connaitre l’ami fidèle avec lequel notre ballon passait le plus clair de son temps ? Il s’appelle le vent. Monsieur le vent n’avait pas du tout peur de la vitesse; bien au contraire. Il était invisible certes mais aimait à donner un coup de pouce à tout ceux qui comme ballon, hésitent encore ou ont du mal à se lancer dans la vie.

Certains parmi vous chers lecteurs sont bien en droit de se demander : «  le vent, peut-il se tromper ? »  Il peut arriver en effet qu’il existe dans la vie d’une personne un phénomène que l’on appelle des vents contraires. Les vents contraires nous surprennent, nous poussent à emprunter une direction tout à fait opposée à ce qui semble être la plus favorable. Et pourtant. Croyez-moi, même dans le cas du vent contraire, il y a un autre facteur qui lui est supérieur, que l’on appelle le temps, et qui fini toujours par rattraper le vent et reprendre le devant.  En clair, un ballon est capable d’aller aussi loin et aussi vite que n’importe quel objet, grâce au vent.  Un ballon n’a plus rien à envier aux autres objets, car il  est devenu le plus libre des objets, se laissant emporter.

Tenir ferme ? Ce n’est pas ce qu’il y a de plus facile à faire dans la vie. Vivre dans un équilibre précaire? C’est savoir que tout peut d’un instant à l’autre changer d’appui.  Il faut donc apprendre à se réjouir lorsque le cœur y est ; et jouir de ce qui nous est, à l’instant, offert. Il n’y a donc aucune garantie vers ou la vie semble nous emmener et juste qu’ou elle ira pour nous débusquer lorsque l’on semble coincé. Cependant une chose reste vraie : le temps ne s’arrête jamais.

Lorsque la vie nous rend ce service, lorsqu’elle  balaie en nous ce qui semble lourd comme les erreurs du passé ou les difficultés du moment à surmonter,  il y a peut être matière comme ce ballon rond à s’envoler. S’envoler, c’est faire fi de tout ce qui semble nous arrêter sur le chemin du destin, une attitude sur nous permet d’avancer. Avez-vous du mal à marcher ? laissez vous emporter par le vent des idées sachant que quoi qu’il advienne le temps ne s’arrête jamais et que le succès n’est peut être pas très loin? Qui sait, l’expression « peut être » peut en réalité cacher, toutes sortes d’opportunités…

Chez soi, c’est partout ou la vie semble nous emmener à condition de nous liberté

Par: Ghislaine Vodé

personnalbranding@yahoo.fr

%d blogueurs aiment cette page :